Contoh Kasus Audit Sistem Informasi

Kasus Audit Sistem Informasi Pada PT. ANTAM (PERSERO) TBK Menggunakan Pendekatan CobIT

Seiring dengan berkembangnya zaman, pemenuhan kebutuhan akan sistem informasi bagi semua jenis organisasi menyebabkan perkembangan sistem informasi yang begitu pesat. Penerapan teknologi informasi pada proses bisnis suatu perusahaan dipandang sebagai suatu solusi yang nantinya dapat meningkatkan kemampuan perusahaan di dalam persaingan. Hal ini menyebabkan pentingnya peningkatan peran teknologi informasi agar selaras dengan investasi yang telah dikeluarkan, sehingga dibutuhkan perencanaan secara implementasi yang optimal.

Peranan Sistem Informasi yang signifikan ini tentu harus diimbangi dengan pengaturan dan pengelolaan yang tepat, sehingga kerugian-kerugian yang mungkin terjadi dapat dihindari. Kerugian yang dimaksud dapat timbul dari masalah-masalah, seperti adanya kasus kehilangan data, kebocoran data, informasi yang tersedia tidak akurat yang disebabkan oleh pemrosesan data yang salah sehingga integritas data tidak dapat dipertahankan, penyalahgunaan komputer, serta pengadaan investasi Teknologi Informasi (TI) yang bernilai tinggi namun tidak diimbangi dengan pengembalian nilai yang sesuai. Hal-hal tersebut tentunya sangat mempengaruhi pengambilan keputusan, termasuk mempengaruhi efektifitas dan efisiensi di dalam pencapaian tujuan dan strategi organisasi.

Sehubungan dengan alasan tersebut diperlukan adanya sebuah mekanisme kontrol audit sistem informasi atau audit terhadap pengelolaan teknologi informasi. Audit SI/TI dalam kerangka kerja CobIT , yang lebih sering disebut dengan istilah IT Assurance ini bukan hanya dapat memberikan evaluasi terhadap keadaan tata kelola Teknologi Informasi di PT ANTAM (Persero) Tbk, tetapi dapat juga memberikan masukan yang dapat digunakan untuk perbaikan pengelolaannya di masa yang akan datang.

PT ANTAM (Persero) Tbk saat ini sedang dalam tahap menerapkan tata kelola TI. PT ANTAM (Persero) Tbk sudah menerapkan TI sebagai salah satu cara untuk mencapai tujuan bisnis agar investasi yang dikeluarkan sebanding dengan tujuan yang akan dicapai perusahaan, oleh karenanya penegakan IT Governance menjadi sebuah keharusan. Selama ini PT ANTAM (Persero) Tbk terus melakukan pengembangan di dalam pengelolaan IT nya, namun hal tersebut belum menjamin bahwa

perusahaan sudah betul-betul menerapkan tata kelola TI nya dengan baik. Atas dasar tersebut, penulis ingin menilai penerapan tata kelola TI yang selama ini sudah berjalan pada PT ANTAM (Persero) 

Penulis merumuskan masalah sebagai berikut:

1. Bagaimana penerapan tata kelola TI yang baik menurut CobIT framework 4.1 pada PT ANTAM (Persero) Tbk?

2. Sejauh mana PT ANTAM (Persero) Tbk telah menerapkan tata kelola TI dengan menggunakan CobIT framework (berdasarkan hasil penelitian Maturity Level)?

3. Bagaimana penerapan pengendalian umum dan pengendalian aplikasi pada PT ANTAM (Persero) Tbk?

Hasil  Dan Bahasan       

                

Audit Atas Pengendalian Umum

Audit atas pengendalian umum adalah audit sistem informasi pada lingkungan ICT perusahaan yang terdiri dari pengendalian manajemen, pengendalian fisik, pengendalian lingkungan dan akses logis ke dalam sistem dan aplikasi.

Hasil dari audit atas pengendalian umum pada PT Antam Persero (Tbk) Adalah:

Identifikasi Maturity Level menggunakan pendekatan CobIT 4.1

Ada beberapa tahapan yang harus dilakukan untuk mengidentifikasi Maturity Level pada perusahan menggunakan pendekatan CobIT 4.1. Diantaranya adalah mengidentifikasi business goals perusahaan, lalu menghubungkan business goals perusahaan dengan business goals CobIT 4.1, setelah itu medeteksi IT goals perusahaan, lalu menghubungkan IT goals perusahaan dengan IT goals CobIT 4.1, setelah itu baru dapat terdeteksi IT process CobIT 4.1 mana saja yang terdeteksi pada perusahaan.

Setelah melakukan tahapan tersebut, hasil IT process CobIT 4.1 yang terdeteksi pada PT ANTAM (Persero) Tbk adalah sebagai berikut

Sedangkan hasil perhitungan dari Maturity Level atas IT process yang terdeteksi tersebut adalah:

Hasil opini audit menggunakan CobIT 4.1adalah: 

Sehingga penulis dapat menyimpulkan dari perbandingan perolehan opini tersebut, bahwa opini umum untuk PT ANTAM (Persero) Tbk adalah Qualified, yaitu sudah menemukan pola pengembangan yang terarah dan berjalan dengan pola yang sama.

Pengendalian Aplikasi

Dalam hal ini penulis melakukan audit atas pengendalian aplikasi yang terdiri dari audit atas pengendalian batasan (Boundary Controls), pengendalian masukan (Input Controls), pengendalian proses (Process Controls) dan pengendalian keluaran (Output Controls).

Hasil dari masing-masing pengendalian aplikasi adalah sebagai berikut:

1. Pengendalian batasan (Boundary Controls) Kendali batasan meyakinakan bahwa Sistem Aplikasi dilengkapi dengan login akses berupa password dan username serta terdapat batasan-batasan terhadap kewenangan user dalam mengakses aplikasi. Adapun temuan audit yang dihasilkan dari Pengendalian Batasan (Boundary Controls) adalah:

2. Pengendalian masukan (Input Controls) 

Kendali input  meyakinkan bahwa transaksi di-input ke dalam dan diterima oleh komputer,

diproses hanya sekali, tanpa duplikat dan kesalahan.

Adapun temuan audit yang dihasilkan dari Pengendalian Masukan (Input Controls) adalah:

3. Pengendalian proses (Process Controls)

Kendali pemrosesan meyakinkan bahwa transaksi: diterima oleh komputer, diproses dengan logika

yang valid, melalui seluruh fase pemrosesan, dan di update ke file dan data yang benar.

Adapun temuan audit yang dihasilkan dari Pengendalian Proses (Process Controls) adalah:

4. Pengendalian keluaran (Output Controls) Kendali output meyakinkan bahwa data output: dilaporkan dengan cara yang benar, dapat dilihat/tersedia hanya untuk personil yang memiliki otoritas serta ditahan atau dihancurkan secara wajar/memadai.

Adapun temuan audit yang dihasilkan dari Pengendalian Keluaran (Output Controls) adalah:

SIMPULAN DAN SARAN

a. Berdasarkan hasil analisis pengendalian umum pada PT ANTAM (Persero) Tbk secara keseluruhan

pengendalian umum sudah cukup, karena:

     1. Pada pengendalian manajemen sudah terdapat:

          a) IT strategy jangka pendek dan janga panjang, kebijakan dan prosedur tertulis.

          b) Arah kebijakan TI sudah didefinisikan dengan jelas dan sudah dikomunikasikan     

               kepada staff.               

          c) Sudah terdapat keseragaman arsitektur informasi

          d) Tenaga kerja bagian TI sudah cukup dalam hal jumlah dan kompetensi.

          e) Sudah terdapat monitoring atas kinerja bagian TI,

          f) Sudah terdapat quality assurance dan analisa resiko.

          g) Sudah terdapat manajemen proyek.

          h) Dokumentasi sudah lengkap dan sudah memenuhi standar.

    2. Pada pengendalian fisik sudah terdapat:

          a) Auto lock dan auto logout.

    3. Pada pengendalian lingkungan sudah terdapat:

          a) Peraturan tertulis mengenai persyaratan ruang server.

          b) Sudah terdapat peraturan peralatan yang cukup untuk menjaga kondisi ruangan server.

          c) Sudah terdapat Disaster Recovery Planning (DRP) dan Disaster Recovery Center (DRC).

    4. Pada akses logis ke dalam sistem dan aplikasi sudah terdapat:

         a) Aturan pembatasan akses logis ke dalam sistem dan aplikasi walaupun terbatas

b. Berdasarkan hasil analisis CobIT penerapan proses CobIT pada perusahaan berada pada level rata-rata 3,9. Pada level kematangan ini, secara keseluruhan proses TI di PT ANTAM (Persero) Tbk berada pada skala rata-rata 3, yaitu Defined, yang berarti bahwa seluruh proses telah didokumentasikan dan telah dikomunikasikan, serta dilaksanakan dengan pengembangan sistem komputerisasi yang baik, namun proses evaluasi belum dilakukan secara menyeluruh, ssehingga masih ada kemungkinan dapat terjadinya penyimpangan.

c. Di PT ANTAM (Persero) Tbk, terdapat 8 proses berada pada level optimised, 18 proses pada level

managed and measured dan 8 proses pada level defined 

d. Berdasarkan hasil mapping antara business goals PT ANTAM (Persero) Tbk dan CobIT framework 4.1, terdapat 29 proses control objectives yang harus diperhatikan perusahaan

e. Secara keseluruhan berdasarkan 29 proses CobIT yang terdeteksi dalam perusahaan, opini umum untuk perusahaan adalah qualified karena 5 proses lainnya yang tidak terdeteksi tidak terlalu berpengaruh besar terhadap proses lainnya.

f. Tidak semua rekomendasi proses menurut CobIT dapat diterapkan, perusahaan dapat mencari dan mengkaji tools- tools lainnya yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

g. Berdasarkan hasil analisis pengendalian aplikasi dapat disimpulkan bahwa:

   1. Pengendalian Batasan (Boundary Controls)

Sudah cukup memadai, karena Sistem Aplikasi dilengkapi dengan login akses berupa password

dan username serta terdapat batasan-batasan terhadap kewenangan user dalam mengakses

aplikasi.

   2. Pengendalian Masukan (Input Controls)

Sudah cukup memadai, karena transaksi diinput ke dalam dan diterima oleh komputer, diproses

hanya sekali, tanpa duplikat dan kesalahan.

  3. Pengendalian Proses (Process Controls)

Sudah cukup memadai, karena pemrosesan transaksi: diterima oleh komputer, diproses dengan

logika yang valid, melalui seluruh fase pemrosesan, dan di update ke file dan data yang benar.

  4. Pengendalian Keluaran (Output Controls)

Sudah cukup memadai, namun tidak terdapat contact person apabila terjadi sesuatu atas laporan

yang dihasilkan, tidak terdapat end of page yang menyatakan bahwa laporan lebih dari satu

halaman dan tidak terdapat batas waktu penyimpanan terhadap laporan sehingga membuat

pelaksanaannya menjadi kurang efektif dan efisien.

Saran

a. Secara umum, proses operasional TI telah berjalan dengan baik dan handal, akan tetapi perbaikan

perbaikan baik teknis maupun nonteknis masih terus ditingkatkan. PT ANTAM (Persero) Tbk juga harus memperhatikan ancaman- ancaman bisnis yang mungkin muncul dimasa yang akan datang dan semakin kompleks, terutama dalam masalah pengamanan, jaringan, serta sumber daya manusia yang dimiliki, dengan mengikuti perkembangan isu di industri lainnya. Hal ini dikarenakan semakin tingginya kecenderungan proses bisnis yang kian tergantung dengan TI.

b. Sistem Aplikasi perlu dibuat batasan sistem dalam penginputan login akses (password dan username). Kesalahan penginputan sebaiknya dibatasi sebanyak 3 kali, jika melewati batas tersebut maka sistem secara otomatis akan keluar dari aplikasi.

c. Sistem Aplikasi sebaiknya dilengkapi dengan fasilitas perubahan warna pada tampilan layar, jika terjadi kesalahan penginputan agar dapat memudahkan user dalam pelaksanaanya.

d. Sebaiknya petugas entri data mulai membiasakan memberikan tanda check (√) setelah dokumen sumber selesai di input agar dapat menghindari penginputan yang berulang kali.

e. Sebaiknya Sistem Aplikasi dibuat dapat mencegah atau mendeteksi data masukan yang tidak valid dengan management user agar lebih efektif dalam pelaksanaanya.

f. Sebaiknya ditentukan contact person yang dapat dihubungi apabila terjadi sesuatu atas laporan yang dihasilkan agar lebih efektif.

g. Sebaiknya laporan yang lebih dari 1 (satu) halaman diberi end of page agar tidak menyebabkan kekeliruan atau kebingungan.

h. Sebaiknya terdapat batas waktu penyimpanan laporan agar lebih efisien.

i. Tidak semua proses TI dapat diuraikan secara detail sehingga hanya berupa aktivitas inti, perlu kajian lebih lanjut secara lengkap dan komprehensif.